Polityka prywatności Most Europa Spedycja

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Most Europa Spedycja z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „Administrator”), działającą w branży transportu i logistyki.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest Most Europa Spedycja prowadząca działalność na terytorium Polski. Z Administratorem można skontaktować się w sprawach związanych z ochroną danych osobowych za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych w korespondencji handlowej, na dokumentach umownych lub materiałach informacyjnych Spółki.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych W zależności od charakteru współpracy oraz sposobu kontaktu, Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych: 1) dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, NIP, REGON, numer KRS lub inne identyfikatory rejestrowe; 2) dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby, adres miejsca załadunku i rozładunku; 3) dane dotyczące realizacji umów i zleceń: informacje o zleceniach transportowych i spedycyjnych, numery listów przewozowych, dane dotyczące ładunku, terminy i miejsca realizacji usługi; 4) dane kierowców i osób odpowiedzialnych za realizację usług: imię, nazwisko, numer telefonu kontaktowego oraz inne dane niezbędne do organizacji transportu; 5) dane rozliczeniowe i finansowe: numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach, należnościach i zobowiązaniach; 6) dane z korespondencji: informacje podane dobrowolnie w treści e‑maili, formularzy kontaktowych, zapytań ofertowych lub reklamacji; 7) dane związane z bezpieczeństwem i logistyką: dane lokalizacyjne pojazdu (jeżeli są powiązane z konkretną osobą), dane z systemów monitoringu flotowego, dane z systemów zabezpieczeń.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. Główne cele przetwarzania to: 1) zawarcie i wykonanie umowy transportu, spedycji lub innej umowy związanej z działalnością Spółki – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem); 2) wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. obowiązki podatkowe, księgowe, archiwalne, wynikające z przepisów transportowych) – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO; 3) realizacja uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności: a) zapewnienie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i dochodzenie roszczeń, b) prowadzenie wewnętrznych analiz, statystyk i raportowania, c) zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia oraz infrastruktury, d) utrzymywanie bieżącego kontaktu z kontrahentami oraz podmiotami współpracującymi – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; 4) prowadzenie działań marketingu bezpośredniego własnych usług (np. kontakt telefoniczny lub e‑mailowy z aktualnymi i potencjalnymi klientami) – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadkach wymaganych prawem – na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy prawa telekomunikacyjnego); 5) udzielanie odpowiedzi na kierowane zapytania, reklamacje i wnioski – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, w zależności od charakteru sprawy; 6) rekrutacja pracowników i współpracowników – na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz zgody kandydata w zakresie wykraczającym poza wymogi ustawowe (art. 6 ust. 1 lit. a, b oraz c RODO).

5. Źródła pozyskiwania danych Dane osobowe pozyskiwane są przede wszystkim: 1) bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, m.in. podczas podpisywania umów, wysyłania zapytań lub korespondencji; 2) od podmiotów trzecich, takich jak kontrahenci, partnerzy biznesowi lub podwykonawcy, w zakresie związanym z realizacją usług transportowych i spedycyjnych; 3) z publicznie dostępnych rejestrów i baz (np. KRS, CEIDG, rejestry podatkowe), w celu weryfikacji wiarygodności i danych identyfikacyjnych kontrahentów.

6. Odbiorcy danych osobowych Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celów przetwarzania: 1) podmioty współpracujące przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnicy, spedytorzy, operatorzy magazynowi, firmy kurierskie); 2) dostawcy usług IT i systemów teleinformatycznych (np. systemy do zarządzania flotą, systemy CRM, poczta elektroniczna, hosting); 3) biura rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne oraz inni doradcy wspierający Administratora; 4) banki, instytucje płatnicze i ubezpieczeniowe w związku z rozliczeniami, zabezpieczeniami i ubezpieczeniem działalności; 5) organy publiczne i instytucje uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa (np. organy skarbowe, organy ścigania, sądy); 6) inne podmioty, którym dane są udostępniane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub w oparciu o inną właściwą podstawę prawną.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w związku z międzynarodową organizacją transportu i logistyki konieczne będzie przekazanie danych do państw trzecich (poza EOG), odbywać się to będzie wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności: 1) przez czas trwania umowy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy; 2) przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego w zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej; 3) w przypadku danych przetwarzanych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania tego interesu; 4) w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem; 5) w przypadku procesów rekrutacyjnych – przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres wskazany w treści zgody lub do jej cofnięcia.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa, zgodnie z RODO: 1) prawo dostępu do danych osobowych, w tym do uzyskania kopii danych; 2) prawo do sprostowania (poprawienia) danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne; 3) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przepisami prawa; 4) prawo do ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach; 5) prawo do przenoszenia danych, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany; 6) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego; 7) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody; 8) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli osoba uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami.

10. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub do obsługi zapytania, reklamacji czy wniosku. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić zawarcie umowy lub prawidłową realizację usług transportowych i logistycznych.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Dane osobowe co do zasady nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałoby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływało. W przypadku wprowadzenia takich rozwiązań Administrator zapewni osobom, których dane dotyczą, uprawnienia wymagane przez RODO, w tym prawo do zakwestionowania decyzji oraz uzyskania interwencji ludzkiej.

12. Bezpieczeństwo danych osobowych Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie należytej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Środki te są dostosowywane do ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztów wdrożenia oraz charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania.

13. Zmiany Polityki prywatności Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, praktyce organów nadzorczych lub zmian w procesach przetwarzania danych przez Administratora. Zaktualizowana wersja Polityki będzie stosowana od chwili jej opublikowania lub udostępnienia osobom, których dane dotyczą.

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w związku z działalnością Most Europa Spedycja w obszarze transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz, w niezbędnym zakresie, w ramach obsługi międzynarodowych zleceń przewozowych i spedycyjnych.